In veel bedrijven worden CRM-tools zoals Salesforce en Hubspot, maar ook ERP systemen als Odoo of SAP ingezet om bedrijfsprocessen te stroomlijnen. Toch ervaren sommige gebruikers beperkingen bij het uitvoeren van hun taken, vooral wanneer ze dagelijks moeten werken met data uit meerdere systemen. Dit leidt vaak tot inefficiënt en foutgevoelig gebruik van data. Een applicatie op maat die data uit diverse bronnen integreert en repetitieve taken van de gebruiker automatiseert, is dan een oplossing voor deze uitdaging. Zo kunnen bedrijven hun operationele efficiëntie verhogen.
De uitdaging: gefragmenteerde data
Bedrijven werken meestal met een aantal standaard systemen zoals CRM, ERP of collaboration tools. Deze systemen dekken een groot aantal standaard bedrijfsprocessen. Voor veel werknemers zijn deze applicaties dan ook hun belangrijkste werktool. Er zijn echter ook werknemers die te maken krijgen met processen die niet volledig binnen een standaard applicatie vallen. Zij worden genoodzaakt om data te gebruiken uit verschillende van deze bedrijfssystemen aangevuld met “alternatieve” databronnen zoals een spreadsheet.
Zij worden geconfronteerd met:
- Repetitief en weinig value adding werk om gegevens te verzamelen
- Verschillende dataformaten
- Niet altijd up-to-date of zelfs inconsistente data
Door het vele manuele werk is dergelijk proces inefficiënt en vatbaar voor menselijke fouten. In de praktijk blijkt bovendien dat het vervangen van medewerkers die deze taken uitvoeren, tijdens ziekte, vakantie of functiewijziging, bijzonder lastig is. Dat komt doordat het proces, bv een planning maken op basis van data uit verschillende systemen, niet verankerd is in één systeem, maar enkel bestaat in het hoofd van de uitvoerder.
De oplossing: real-time data integratie combineren met een handige tool
Werknemers die data gebruiken uit verschillende systemen doen dat uiteraard met een doel. Wanneer het doel een eenvoudig dashboard is, zijn er verschillende applicaties beschikbaar die dit mogelijk maken. Vaak is het verzamelen van data uit verschillende systemen echter het startpunt van een complexer proces, de data worden verwerkt en doorgegeven of worden bijvoorbeeld gebruikt om een planning te maken.
In die gevallen loont het om niet alleen het ‘verzamelen’ van de data te automatiseren, maar ook een tool te ontwikkelen die het werk van de werknemer vereenvoudigt en/of gedeeltelijk automatiseert. Dit betekent bijvoorbeeld voor de planner: een tool die data uit verschillende systemen samen visualiseert op een manier die de planner toelaat sneller of correcter te beslissen, zijn planning op te slaan of te delen met anderen en gegevens door te sturen naar productielijnen. De use case van Otary is hier een mooi voorbeeld van: https://coteng.com/nl/usecase/#useCaseOtary
Het is ook perfect mogelijk om het resultaat, zoals bijvoorbeeld een planning of bewerkte data, vanuit dergelijke tool automatisch op te laden naar één van de standaard bedrijfssystemen (CRM, ERP, enz). Veel bedrijven vinden het namelijk belangrijk dat alle belangrijke data beschikbaar zijn in één van hun standaard bedrijfssystemen. Omdat die standaard systemen niet toelaten data uit verschillende systemen te bewerken op een gebruiksvriendelijke manier, is het dan handig een tool te hebben die dat wel toelaat en het resultaat terug te kunnen bewaren in de standaard systemen.
Gelukkige gebruikers en verhoogde efficiëntie
Kortom, bedrijven met processen die buiten de klassieke standaard applicaties vallen, doen er goed aan deze te automatiseren. Een applicatie die data uit verschillende bronnen integreert en repetitieve taken automatiseert, resulteert niet alleen in meer efficiëntie maar ook tot tevreden werknemers, die zich terug kunnen concentreren op de meer uitdagende en waardevolle aspecten van hun job.
