De eerste stap

Wanneer een bedrijf nood heeft aan nieuwe software, is de eerste stap bijna altijd dezelfde: kijken wat er al op de markt is. Dat is intuïtief logisch: waarom zou je iets helemaal zelf bouwen als er misschien al een kant-en-klare oplossing bestaat? Maar dit ogenschijnlijk logische uitgangspunt leidt organisaties vaak een richting uit die meer kost,minder oplevert en alle betrokkenen frustreert.

De valkuil van aanpassen

Leveranciers van bestaande softwarepakketten zijn doorgaans optimistisch. Vraag of hun applicatie kan worden aangepast aan uw specifieke processen, en het antwoord zal steevast ‘ja’ zijn. De werkelijkheid is echter veel genuanceerder. Er zijn maar heel weinig toepassingen die écht, "out of the box", zonder aanpassingen werken. En zodra een organisatie begint te sleutelen ("configureren") aan een bestaand pakket, loopt zij het risico in een van de meest voorkomende en duurste IT-valkuilen te trappen.

Hier is de paradox: wanneer u een bestaande applicatie ingrijpend aanpast, offert u juist de voordelen op die de applicatie in de eerste plaats aantrekkelijk maakten, terwijl u alle inherente beperkingen behoudt. Bestaande applicaties zijn gebouwd met een vaste architectuur en, per definitie, beperkte flexibiliteit. Als u ze verder duwt dan de bedoelde grenzen, resulteert dit doorgaans in wat u op zijn best een 70%-oplossing kunt noemen: een systeem dat technisch werkt, maar niet echt goed functioneert. De inefficiëntie die hierdoor ontstaat, leidt tot frustratie bij gebruikers, vertraagt processenen, ondermijnt uiteindelijk de oorspronkelijke businesscase.

De les hieruit is eenvoudig maar krachtig: als u voor een bestaande applicatie kiest, gebruik die dan zoals ze bedoeld is. Als de standaardvorm uw processen niet adequaat ondersteunt, is dat een signaal dat serieus genomen moet worden, geen uitnodiging om te beginnen met aanpassen ("configureren").

 De voordelen van maatwerksoftware

Wanneer standaard software in zijn pure vorm niet voldoet, wordt maatwerk een logisch alternatief. Toch roept dat bij veel IT-afdelingen nog steeds weerstand op, meestal omdat ze het associëren met hoge kosten en projectrisico’s. Maar beide verdienen een meer genuanceerde kijk.

 De kosten

De vergelijking tussen standaardsoftware en maatwerk is zelden zo eenvoudig als ze lijkt. Standaardoplossingen werken vaak met licenties per gebruiker, per jaar. Daarbij betalen organisaties niet zelden voor functionaliteiten die ze nooit gebruiken. Het is geen uitzondering dat slechts de helft van de mogelijkheden van het platform effectief benut wordt,terwijl voor het volledige pakket betaald wordt voor onbepaalde tijd.

Maatwerksoftware werkt anders. Die wordt ontwikkeld op maat van wat een organisatie écht nodig heeft. Geen overbodige functies, geen licentiekosten per gebruiker en geen jaarlijkse verlengingen. Daardoor kan de totale kost op lange termijn er heel anders uitzien dan wat de initiële prijsvergelijking doet vermoeden.

Het risico

De bezorgdheid rond risico is begrijpelijk,maar vaak overschat. In essentie komt het neer op één cruciaal punt: je moet weten wat je wil en hoe het moet werken.

In veel organisaties ontbreekt die duidelijkheid echter, en precies daarom wordt de “veilige” keuze, namelijk gebruiken wat iedereen gebruikt, zo aantrekkelijk. Maar die veiligheid is vaak schijn.Wat zelden wordt meegenomen in de afweging is het risico op vendor lock-in: de afhankelijkheid van een externe leverancier die op termijn prijzen kan verhogen of keuzes maakt waar je weinig invloed op hebt. Ook het uitbesteden van een kernproces brengt risico’s met zich mee, alleen zijn dat risico’s die zich vaak pas op het laatste moment manifesteren.

De slimmere aanpak: het grijze gebied omarmen

De keuze tussen standaardsoftware en maatwerk wordt nog te vaak voorgesteld als zwart-wit. In werkelijkheid denken de meest succesvolle organisaties al lang anders. Zij beseffen dat het spectrum tussen ‘kopen’ en ‘bouwen’ geen rechte lijn met twee uitersten is, maar een palet, en dat de beste oplossingen meestal een combinatie van beide zijn.

Concreet betekent dit dat er gebruik wordt gemaakt van gevestigde, kant-en-klare applicaties voor de meest standaard,alledaagse processen in het bedrijf, waar de standaardfunctionaliteit echt past. Voor processen die organisatie specifiek, complex of echt onderscheidend zijn, wordt maatwerksoftware ontwikkeld die precies aansluit op die behoeften.

Wat deze hybride aanpak mogelijk maakt, is integratie.Door op maat gemaakte applicaties via API's te koppelen aan bestaande platforms, kunnen organisaties dubbele gegevensinvoer en gefragmenteerde data vermijden. Informatie stroomt automatisch doorheen de organisatie, en je werkt met één "source of truth".

Het gaat niet om kiezen tussen bouwen of kopen. Het gaat erom verstandig te kiezen en te begrijpen dat de beste oplossing zelden in één van beide uitersten ligt, maar bijna altijd in deslimme combinatie ertussen.